Druk zijn is niet hetzelfde als vooruitgaan: 5 tips voor meer focus als ondernemer

Als alles prioriteit heeft, heeft uiteindelijk niets prioriteit. Het kan daarom helpen om jezelf regelmatig één simpele vraag te stellen:

Wat is op dit moment het belangrijkste doel voor mijn onderneming?

Misschien wil je meer nieuwe klanten aantrekken, de omzet verhogen, je online zichtbaarheid verbeteren of juist efficiënter gaan werken. Probeer voor een bepaalde periode één hoofddoel te kiezen.

Maak dat doel vervolgens zo concreet mogelijk. “Ik wil meer klanten” is bijvoorbeeld erg breed. “Ik wil de komende drie maanden tien nieuwe offerteaanvragen via mijn website ontvangen” geeft veel meer richting.

Alleen een doel bedenken is vaak niet genoeg. Het helpt om vooraf ook te bepalen wat je gaat doen, wanneer je eraan werkt en hoe je het gaat aanpakken. Onderzoek naar zogenoemde implementatie-intenties laat zien dat het vooraf bepalen van het wanneer, waar en hoe kan helpen om doelen daadwerkelijk om te zetten in actie (Gollwitzer & Sheeran, 2006).

Praktische tip: schrijf voor deze maand één belangrijkste ondernemingsdoel op en zet het op een plek waar je het regelmatig ziet.

Een binnenkomende e-mail voelt vaak alsof die direct moet worden beantwoord. Een klant die belt krijgt automatisch aandacht. Ondertussen blijven werkzaamheden zoals strategie, innovatie of het verbeteren van je website liggen. Juist die werkzaamheden kunnen op langere termijn veel invloed hebben op je onderneming. Probeer daarom onderscheid te maken tussen wat urgent is en wat belangrijk is.

Een spoedvraag van een klant kan bijvoorbeeld urgent én belangrijk zijn. Het schrijven van een toekomstplan is misschien niet urgent, maar kan wel heel belangrijk zijn. Andere werkzaamheden voelen misschien dringend, terwijl ze nauwelijks bijdragen aan je belangrijkste doelen.

Plan daarom bewust tijd in voor belangrijke werkzaamheden voordat je agenda volledig wordt gevuld met dagelijkse zaken. Onderzoek naar time management laat zien dat goed omgaan met tijd samenhangt met onder andere betere werkprestaties en een hoger welzijn (Aeon, Faber & Panaccio, 2021).

Praktische tip: schrijf aan het begin van je werkdag drie taken op die echt bijdragen aan je belangrijkste doel. Probeer er minstens één af te ronden voordat je volledig opgaat in mails en andere tussendoortjes.

Even een mail beantwoorden terwijl je aan een offerte werkt, tussendoor WhatsApp openen en daarna weer verdergaan met je oorspronkelijke taak. Het voelt misschien efficiënt, maar voortdurend wisselen tussen werkzaamheden kost juist aandacht.

Onderzoek naar multitasken laat zien dat het snel wisselen tussen verschillende complexe taken gepaard gaat met zogenoemde switching costs. Bij iedere wisseling moet je je opnieuw aanpassen aan de andere taak, wat ten koste kan gaan van efficiëntie en aandacht (American Psychological Association, z.d.).

Probeer daarom vergelijkbare werkzaamheden te bundelen. Reserveer bijvoorbeeld een vast moment voor e-mail, administratie of social media en maak daarnaast ruimte waarin je ongestoord aan één belangrijke taak werkt.

Je hoeft dus niet per se harder te werken. Rustiger aan één ding tegelijk werken kan soms juist meer opleveren.

Praktische tip: zet je mailbox en meldingen eens een uur uit en werk in dat uur alleen aan één belangrijke taak.

Ondernemen draait vaak om kansen zien en benutten. Toch betekent dat niet dat je iedere kans moet pakken. Een nieuw product, een nieuwe doelgroep, een samenwerking, extra marketingkanaal of nieuw project kan aantrekkelijk klinken. Maar iedere keuze kost ook tijd, geld en capaciteit. Strategie draait daarom niet alleen om bepalen wat je wel gaat doen, maar ook om bewust kiezen wat je niet doet. Volgens strategiehoogleraar Michael Porter zijn zulke afwegingen essentieel: een duidelijke strategie vraagt om keuzes en betekent dus ook dat je bepaalde mogelijkheden bewust laat liggen (Porter, 1996).

Stel jezelf bij een nieuwe mogelijkheid bijvoorbeeld deze vragen:

• Past dit bij mijn huidige doelen?
• Past het bij mijn doelgroep en onderneming?
• Heb ik hier voldoende tijd en middelen voor?
• Wat moet ik laten liggen als ik hier ‘ja’ tegen zeg?

Je hoeft als ondernemer niet op iedere mogelijkheid in te springen. Soms is bewust iets niet doen juist de beste keuze.

Praktische tip: krijg je een nieuw idee of verzoek? Geef jezelf niet automatisch direct toestemming om ermee te starten. Leg het eerst langs je belangrijkste ondernemingsdoel.

Wanneer je midden in de dagelijkse werkzaamheden zit, is het lastig om kritisch naar je eigen onderneming te kijken. Plan daarom bijvoorbeeld één keer per maand een uur waarin je bewust niet bezig bent met je dagelijkse werkzaamheden. Kijk in plaats daarvan terug op de afgelopen periode en vooruit naar de volgende.

Stel jezelf bijvoorbeeld deze vragen:

• Wat heeft de afgelopen maand daadwerkelijk resultaat opgeleverd?
• Waar heb ik veel tijd aan besteed zonder dat het veel opleverde?
• Welke activiteit wil ik volgende maand vaker doen?
• Wat kan ik juist stoppen, uitbesteden of anders organiseren?

Door hier regelmatig bij stil te staan, voorkom je dat je maandenlang heel hard werkt aan zaken die uiteindelijk nauwelijks bijdragen aan je doelen. Regelmatig je voortgang bekijken kan bovendien helpen om doelen daadwerkelijk te behalen. Een meta-analyse van 138 onderzoeken liet zien dat vaker monitoren van de eigen voortgang samenhing met een grotere kans op het behalen van doelen (Harkin et al., 2016).
Praktische tip: plan nu alvast één vast moment in je agenda waarop je iedere maand een uur neemt om terug te kijken en vooruit te plannen.

Meer focus betekent niet dat je vanaf morgen je hele manier van werken moet veranderen. Begin klein: kies één doel voor de komende maand en bepaal iedere week welke drie werkzaamheden daar het meest aan bijdragen. Plan daar bewust tijd voor in.

Kijk aan het einde van de week terug: was je vooral druk met wat er op je afkwam, of heb je ook gewerkt aan wat je onderneming daadwerkelijk verder helpt?

Druk zijn hoort vaak bij ondernemen. Maar uiteindelijk gaat het niet om hoeveel je doet, maar om of je de juiste dingen doet. Dus: wat is de belangrijkste stap die jij deze week kunt zetten?

Aeon, B., Faber, A., & Panaccio, A. (2021). Does time management work? A meta-analysis. PLOS ONE, 16(1), e0245066. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0245066 PLOS

American Psychological Association. (z.d.). Multitasking: Switching costs. https://www.apa.org

Gollwitzer, P. M., & Sheeran, P. (2006). Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes. Advances in Experimental Social Psychology, 38, 69–119. https://doi.org/10.1016/S0065-2601(06)38002-1 DOI

Harkin, B., Webb, T. L., Chang, B. P. I., Prestwich, A., Conner, M., Kellar, I., Benn, Y., & Sheeran, P. (2016). Does monitoring goal progress promote goal attainment? A meta-analysis of the experimental evidence. Psychological Bulletin, 142(2), 198–229. https://doi.org/10.1037/bul0000025 PubMed

Porter, M. E. (1996). What is strategy? Harvard Business Review, 74(6), 61–78. Harvard Business Review